INTRODUCCION LOS REPORTES

 Introducción a los Reportes

¿que son Los reportes?

El reporte o informe es un documento escrito en prosa informativa con el propósito de comunicar sobre algún tema o información del nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios o trabajos). Además, aporta los datos necesarios para una completa comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado.

Tipos de Reportes

Técnico. Estos informes son emitidos por entidades públicas o privadas con el único fin de informar y responder a una investigación o estudio previamente acotado y determinado. Para la confección de este tipo de informes se requiere rigor y un cierto nivel de lenguaje técnico no accesible para todo el público.

Científico. Estos son los tipos de informes más especializados que existen y requieren un mayor dominio de un lenguaje técnico y preciso. Gracias a la jerga que se emplean en estos documentos, para leer estos documentos y entenderlos se requiere un determinado nivel de estudios en esa disciplina.

Divulgativo. En este caso se manejan una serie de exposiciones y contenidos para presentarlos a un público en general. Su fin es llegar a todas las capas sociales o a la mayor parte de ellas. Por tanto, deben tener un lenguaje cultural medio.

Mixto. Estos informes presentan una peculiaridad respecto al anterior. También se trata de recabar información precisa para exponerla a público general; pero, al mismo, tiempo para una organización en particular. Su lenguaje debe ser coloquial con los menos tecnicismos posibles.

Expositivos. Estos informes carecen de interpretación y análisis sobre el hecho a analizar. Tan sólo se limitan a narrarlo, describirlo o exponerlo. Del mismo modo, tampoco suelen incluir recomendaciones ni conclusiones.

Interpretativos. Como su nombre indican son aquellos documentos donde su finalidad no sólo es recopilar información, sino también analizarla e interpretarla. Por lo tanto, es imprescindible que en ellos exista unas recomendaciones o conclusiones finales que dejen claro su alcance y sentido.

Demostrativos. A diferencia del anterior, este tipo de valoración tiene en cuenta la opinión particular de su autor frente a una o varias circunstancias o sus posibles efectos. El autor debe diferenciar claramente su opinión personal y señalar con total precisión las distintas etapas que llevaron al emisor a dictaminar determinadas proposiciones.

Persuasivos. Son aquellas exposiciones que a través de un argumento pretenden demostrar al emisor una valoración sobre un tema. Buscan convencer al receptor del mensaje para que tome ciertas decisiones, de ahí que normalmente se acompañan de un plan de acción.

Autónomos. Puede hacer referencia a los informes elaborados por este colectivo o a los informes que otras personas elaboran sobre ellos. Normalmente, contienen información técnica sobre el sector o disciplina en donde se mueven: información comercial; financiera; riesgo-crédito, judicial, etc.

Impago de Personas y Pymes. Es aquel que ofrece información financiera sobre una persona física o jurídica. Son sumamente útiles para conocer la situación económica de un determinado individuo o empresa antes de realizar convenios y colaboraciones con ellos. De ahí que existan empresas dedicadas a elaborar este tipo de informe para que se sienta seguro antes de tomar decisiones comerciales.

Administradores. Son aquellos informes empresariales donde se reúne toda la información sobre un administrador y las distintas sociedades que maneja o representa. Este tipo de documentación incluye cronogramas de los cargos y sus detalles, las distintas sociedades a las que está vinculado esa persona, etc.

Sectoriales. Este tipo ofrece una visión rápida y completa de la situación sobre un sector y la evolución que ha tenido en los últimos años.

Reputación online. Reúnen toda la información sobre una marca o persona en el mundo digital para conocer al detalle su comportamiento. Es útil para negocios, pero también a la hora de contratar a alguien para importantes proyectos empresariales. Este tipo de informe evalúa el SEO, la presencia y participación en redes sociales, si aparece en 

Partes de un reporte

1- Páginas preliminares

Aunque no son necesarias en todos los casos, si se presenta un informe de carácter académico, enfocado a la investigación científica a una institución, probablemente requiera de páginas preliminares dentro de sus normas de estilo.

Además de la indispensable portada donde se deben indicar el nombre de la institución que lo realiza, a la que se le presenta o publica y los diferentes organismos subalternos, el nombre del autor o los autores, la fecha y el título del trabajo; la institución puede exigir la adición de algunas páginas que muestren la aprobación del proyecto previamente presentado.

2- Índices

Todos los informes tienen una tabla de contenidos por medio de la cual se actualiza la información emitida por el informe en un primer momento. Esta información posteriormente es ampliada gracias a los diversos medios que se utilizan para difundir lo producido.

Existen otros índices como el de tablas o figuras. Además, si se tiene una cantidad considerable de anexos, es probable que se haga necesario un índice de anexos.

3- Sumario

Dirigido especialmente a los informes que se visualizan como posibles artículos académicos, los reportes pueden tener un pequeño sumario de un párrafo largo que puede superar las diez líneas.

En él se hará una breve descripción del contenido que tendrá el reporte. Generalmente, el sumario se hace en el idioma inglés con el nombre de abstract y en la lengua de origen del informe.

4- Introducción

Es la parte esencial de un trabajo, de ella depende principalmente la lectura de un reporte o informe. Con ella comienza a aplicarse la numeración arábiga en las páginas, debido a que en las anteriores se utiliza la numeración romana.

Una introducción es aquella parte que le permite al lector tener un primer acercamiento al tema y proporcionarle los conocimientos que debe saber para seguir leyendo.

El propósito que busca el informe debe estar implícito en la redacción de la introducción, así como el contexto de la situación en la que se realizó el trabajo. En él se deben especificar cuáles son las limitaciones que tuvo el informe para la concreción de su realización.

Por último, la metodología de trabajo empleada para el informe debe estar clara en la introducción. Muchos recomiendan que la introducción sea lo último que se escriba de un informe.

5- Discusión y análisis

Una vez finalizada la parte introductoria del trabajo, comienza inmediatamente la parte del desarrollo del contenido en el que se expondrá lo planteado a través de distintos métodos y se someterá a discusión de la comunidad en la que se propone. Este apartado está formado por el método, resultados, discusión y conclusiones:

Métodos

Así sea un informe cuya investigación fue enteramente documental o basado en experiencias personales, es indispensable aclarar cuál es la metodología usada para la presentación de los diferentes postulados que se presentan en el informe.

La información concerniente a los métodos debe incluir los equipos que fueron utilizados para la redacción de la investigación presente, así como la explicación de los procedimientos efectuados, referencias a inconvenientes encontrados y cualquier tipo de información relacionada.

Resultados

A través de un reporte, se informa a una determinada audiencia sobre los resultados de una investigación específica o de un arqueo de fuentes.

La sección de resultados suele reflejar los resultados directamente en forma de gráfica o tabla para que después sean analizados en la discusión. Sin embargo, hay autores que prefieren que los resultados y la discusión ocupen un mismo lugar.

Discusión

Es la parte central y determinante del informe. Esta sección nunca se titula con el nombre Discusión u otro similar que se determine, sino que por el contrario, el título se adapta al tipo de trabajo que se esté realizando y al desarrollo que se desea hacer del texto.

Si el informe es producto de una investigación, ésta puede ser cualitativa o cuantitativa, por lo que el desarrollo de esta sección puede ser inductivo o deductivo. El lenguaje utilizado en el texto debe corresponderse con el que maneje la audiencia.

Esta sección consiste en exponer lo planteado previamente en resultados y, en dado caso, lo investigado. Se recomienda dividir esta sección en subtítulos de varios niveles para que pueda abarcar ampliamente todo lo deseado por el autor.

Además, es común encontrar sugerencias referidas a la focalización en el contenido a analizar sin divagar en contenido teórico.

Conclusiones

Esta sección puede ser titulada como Conclusión, Conclusiones o incluso Reflexiones finales según el enfoque metodológico que tenga el informe. Las conclusiones resultan ser una de las secciones más importantes de un informe y de la que depende su éxito.

La conclusión debe circunscribirse a los objetivos del informe. En una o dos páginas como máximo, se debe indicar si los objetivos trazados por el autor previamente fueron alcanzados.

Adicionalmente, se pueden plasmar en esta sección final los resultados de los análisis de la discusión del informe y si éstos pueden aportar a la discusión planteada, independientemente del ámbito en el que se genere.

Uno de los puntos más importantes a tener en cuenta al redactar una conclusión es que ésta no puede aportar en ningún momento material nuevo. Todo lo expuesto aquí debió ser planteado previamente.

6- Bibliografía o referencias bibliográficas

Probablemente sea la sección más engorrosa y en la que se debe prestar más atención, debido a que un error involuntario de citado puede ser calificado de plagio. Para realizar una bibliografía, es imperante escoger un manual de estilo con el que seguir sus parámetros.

Por ejemplo, en el manual de la American Psychological Association (APA) las referencias bibliográficas son solo aquellas que fueron mencionadas en el cuerpo del trabajo, mientras que la bibliografía es cualquier documento o recurso utilizado para la concreción de la investigación. En este caso, el autor puede escoger cuál de los dos tipos utilizar.

Independientemente del manual de estilo que se escoja, la bibliografía debe seguir estrictamente sus normas, además de evitar errores como no agregar en esta parte documentos que fueron citados en el texto.

La correcta disposición de todas las referencias utilizadas en el texto, además de contenido adicional le otorga credibilidad al informe y permite que los lectores puedan ampliar conocimientos en las áreas que sean de su interés.

7- Anexos

Aunque opcionales, los anexos siempre son una herramienta útil complementaria en el esquema realizado para desarrollar un informe.

Consisten básicamente en información adicional, generalmente fotografías, fragmentos de textos, tablas, capturas de vídeo, mapas, cartogramas, dibujos, entre otros.

Este tipo de material sirve para complementar la información proporcionada en el texto, pero que, por razones de espacio, no pudo ser incorporada directamente.

Se debe tener especial cuidado en no introducir información nueva en los anexos y que éstos sean siempre solo complementarios y amplíen la visión del lector sobre determinadas materias a tratar.

Muchos manuales recomiendan que en el caso de que se utilice un lenguaje muy técnico, en los anexos podría venir un glosario. Dependiendo del manual de estilo que se utilice se determinará si es necesaria o no la incorporación de un índice de anexos.

Vistas

Access proporciona dos vistas que puede usar para realizar cambios en el informe: la vista Diseño y la vista Diseño. La opción de vista para usar depende de la tarea específica está intentando llevar a cabo. Es posible que acabe utilizar ambas vistas para realizar los cambios. 

Comprender la vista Diseño

Vista presentación es la vista más intuitiva para modificación de informes y se puede usar para casi todos los cambios que desee realizar en un informe en Access. En la vista Diseño, el informe se está ejecutando, para que pueda ver los datos como aparecerá al imprimirlo. Sin embargo, también puede realizar cambios en el diseño del informe en esta vista. Dado que puede ver los datos mientras está modificando el informe, es una vista muy útil para establecer el ancho de columna, agregar niveles de agrupamiento, o realizar casi cualquier otra tarea que afecta a la apariencia y legibilidad del informe. La siguiente ilustración muestra un informe de libreta de teléfonos del cliente en la vista Diseño.

El informe que ve en la vista presentación no es exactamente el mismo que el informe impreso. Por ejemplo, no hay ningún saltos de página en la vista Diseño. Además, si ha usado Configurar página para formato el informe con columnas, las columnas no se muestran en la vista Diseño. Sin embargo, la vista Diseño le ofrece una aproximación muy del informe impreso. Si desea ver el aspecto que tendrá el informe impreso, use la vista previa de impresión.

Determinadas tareas no se puede realizar en la vista Diseño y requieren que se va a cambiar a la vista Diseño. En algunos casos, Access muestra un mensaje que le indica que debe cambiar a la vista Diseño para realizar un cambio determinado.

Comprender la vista Diseño

Vista Diseño ofrece una vista más detallada de la estructura del informe. Puede ver las bandas de encabezado y pie de página para el informe, página y grupos. El informe no se está ejecutando en la vista Diseño, por lo que no puede ver los datos subyacentes mientras se trabaja; Sin embargo, hay algunas tareas que puede realizar más fácilmente en la vista de diseño que en la vista Diseño. Puedes:

• Agregar una mayor variedad de controles al informe, como etiquetas, imágenes, líneas y rectángulos.

• Editar orígenes de control de cuadro de texto en los propios cuadros de texto, sin usar la hoja de propiedades.

• Cambiar algunas propiedades que no están disponibles en la vista Diseño.

La siguiente ilustración muestra un informe de libreta de teléfonos del cliente en la vista Diseño.

Alternar vistas

Access proporciona una gran variedad de métodos para cambiar entre vistas. Si el informe está ya abierto, puede cambiar a otra vista siguiendo uno de estos procedimientos:

• Haga clic en el informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en la vista que desee en el menú contextual.

• Haga clic en la ficha de documentos o la barra de título y, a continuación, haga clic en la vista que desee en el menú contextual.

• En la ficha Inicio, en el grupo Ver, haga clic en el botón Ver para alternar entre las vistas disponibles. Como alternativa, puede haga clic en la flecha situada debajo de vista y, a continuación, seleccione una de las vistas disponibles en el menú.

• Secundario en un área en blanco del informe y, a continuación, haga clic en la vista que desee. Si el informe está abierto en la vista Diseño, debe secundario fuera de la cuadrícula de diseño.

• Haga clic en uno de los iconos de vista pequeño en la barra de estado de Access.

Si el informe no está abierto, haga doble clic en el informe en el panel de navegación para abrirlo en la vista informe. Para abrir el informe en otra vista, haga clic en el informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en la vista que desee en el menú contextual.

Modificar el informe en la vista Diseño

Esta sección describen algunas de las modificaciones de informe comunes que puede realizar en la vista Diseño.

Cambiar el ancho de columna o un campo en la vista Diseño

1. Haga clic en un elemento de la columna que desea ajustar.

   Se dibuja un borde alrededor del elemento para indicar que el campo está seleccionado.

2. Arrastre el borde derecho o izquierdo del borde hasta que la columna tenga el ancho que desee.

Cambiar el alto de fila o campo en la vista Diseño

1. Haga clic en un elemento de la fila que desea ajustar.

   Se dibuja un borde alrededor del elemento para indicar que el campo está seleccionado.

2. Arrastre el borde superior o inferior del borde hasta que la fila tenga el alto que desee.

Agregar un campo en la vista Diseño

• En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes.

  Se muestra la lista de campos disponibles. Si hay campos disponibles en otras tablas, éstos se mostrarán en campos disponibles en otras tablas:.

• Arrastre un campo desde la Lista de campos hasta el informe. Al mover el campo, un área resaltada indicará dónde se colocará el campo cuando suelte el botón del mouse.

crear informe en access

Seleccione Crear > Asistente para informes. Seleccione una tabla o una consulta, haga doble clic en cada campo de la lista Campos disponibles que quiera agregar al informe y seleccione Siguiente. Haga doble clic en el campo que desee usar para la agrupación y, a continuación, seleccione Siguiente.

Ejecucion 

Procedimiento

1. Abra el informe.
2. Si desea borrar los valores de los parámetros almacenados en el servidor de IBM Cognos Analytics, haga clic en el icono Más  y haga clic en Borrar todos los parámetros.

   Los valores de los parámetros almacenados por el servidor de IBM Cognos Analytics incluyen información de inicio de sesión, de validación y de solicitud. Por ejemplo, si define dos conexiones con orígenes de datos en el portal de Cognos Analytics que apunten al mismo origen de datos, cuando ejecute un informe se le solicitará que elija una. Esta información se almacena para que no aparezca la solicitud cada vez que ejecute el informe.

3. Si solo desea ver los datos tabulares de una consulta, siga estos pasos:
   1. Pulse el icono Consultas .
   2. Pulse con el botón derecho la consulta.
   3. Pulse Ver datos tabulares.

   Use este comando para asegurarse de que aparezcan los resultados correctos. Por ejemplo, supongamos que crea un cálculo y quiere asegurarse de que ofrece los resultados deseados.

4. Si desea establecer las opciones de ejecución, pulse el icono Ejecutar opciones  y pulse la propiedad Mostrar opciones de ejecución
5. Cambie los valores que desee para la sesión actual.

   Opción	Descripción
   Tamaño del papel	Especifique sólo si el formato de salida es PDF.
   Orientación del papel	Especifique sólo si el formato de salida es PDF.
   Modo de datos	Especifique cuántos datos se devolverán: Todos los datos devuelve todos los datos. Datos limitados limita la cantidad de datos devueltos en función de los filtros de modo de diseño definidos en el paquete. Sin datos devuelve datos artificiales en lugar de datos reales del origen de datos. Para obtener más información sobre filtros de modo de diseño, consulte la publicación IBM Cognos Framework Manager Guía del usuario.
   Idioma	El idioma del contenido establece el idioma preferido para los datos, IBM Cognos Viewer, fechas, etc.
   Filas por página	Especifica el número de filas que aparecerán en cada página. La propiedad Filas por página del panel Propiedades está destinada a las listas y las tablas de referencias cruzadas. Si define esta propiedad, el valor reemplaza la opción de ejecución del mismo nombre. Esta propiedad se aplica tanto a salidas HTML como PDF. Para obtener más información sobre esta propiedad, consulte Control de las filas por página para múltiples contenedores en HTML y PDF.
   Solicitud	Seleccione recibir una solicitud para cada solicitud definida, a no ser esté definida en una página de informe. Si deselecciona la casilla de verificación Solicitud, recibirá una solicitud sólo si el informe no se puede ejecutar sin la intervención del usuario. Por ejemplo, si un informe dispone de un único filtro con parámetros que es opcional, no recibirá ninguna solicitud al ejecutar el informe.
   Incluir características de accesibilidad	Especifica si las características de accesibilidad, como el texto alternativo en imágenes y gráficos y el texto de resumen en tablas, se incluyen en la salida del informe. Esta opción también se utiliza para diseños condicionales en Creación de informes. Si ha seleccionado la opción, puede especificar que una tabla de referencias cruzadas se represente como alternativa accesible a un gráfico.
   Habilitar soporte bidireccional	Especifica si se debe habilitar el soporte bidireccional en la salida del informe. ConsejoTambién se puede habilitar el soporte bidireccional en el portal de Cognos Analytics modificando las preferencias del usuario (enlace Mis preferencias). Si habilita el soporte bidireccional en el portal de Cognos Analytics, esta opción de ejecución se seleccionará automáticamente.
   Incluir detalles de rendimiento	Especifica si se incluirán los detalles de rendimiento. La opción Incluir detalles de rendimiento está diseñada para los autores que desean ver interactivamente el rendimiento de sus informes. Puede utilizar la opción Incluir detalles de rendimiento mientras diseña la página ejecutándola como HTML o utilizando el modo de vista previa en el modo de creación.

6. Haga clic en el icono Ejecutar opciones y, a continuación, en una de las opciones de formato.

   Puede generar un informe en HTML, PDF, CSV y diversos formatos de Microsoft Excel. No podrá producir un informe en formato CSV si tiene más de una consulta definida en el informe, a no ser que las consultas adicionales se usen para las solicitudes